Como gerir seu condomínio

Gerir um condomínio equivale a gerir uma empresa de pequeno/médio/grande porte, depende do tamanho do condomínio e suas demandas.

Abaixo são dadas as necessidades de um condomínio na área Financeira


PREVISÃO ORÇAMENTÁRIA
A previsão orçamentária é o lastro das contas do condomínio. O síndico planeja como será gasto o dinheiro arrecadado e qual deverá ser a cota do condomínio para os próximos 12 meses. Deve fazer com base nos gastos do ano anterior e levar em conta: inflação do período, inadimplência, dissídio, férias e décimo terceiro, e contratos a negociar. Não deixar de incluir o Fundo de Reserva, que nada mais é do que a garantia e a continuidade do bom funcionamento do condomínio em caso de despesas imprevistas e emergenciais.

Usualmente a previsão orçamentária é alvo de apreciação e aprovação do Conselho Fiscal e apresentada em Assembleia Geral Ordinária.

BALANCETE, OU CAIXA, OU RELAÇÃO DE PAGAMENTOS E RECEBIMENTOS.
Trata-se de um demonstrativo financeiro do condomínio e o principal meio para que o síndico, conselho e condôminos possam acompanhar a gestão das contas. Nele as receitas e despesas são apresentadas e agrupadas por categorias. Devem conter também saldos anteriores e atuais do fundo de reserva ou outros fundos (se tiver), conta corrente, aplicações, etc.; números e saldos da inadimplência (não deve mostrar os nomes de inadimplentes no remetido para os condôminos)

Por isso os balancetes são tão importantes e estratégicos para dar transparência à gestão do síndico e da administradora. Um bom balancete deve ser de fácil leitura, bem estruturado e acessível a todos por internet, de preferência, na pasta da prestação de contas e, também, de forma simplificada, no boleto de pagamento da cota condominial. Geralmente são desenvolvidos e disponibilizados pela administradora do condomínio ou diretamente pelo sistema de gestão do condomínio. A pasta pode ser tanto física, com os documentos originais anexado, ou virtual, como já têm acontecido em diversas administradoras.

Uma forma de checar as contas do condomínio é comparar o que está no balancete com o extrato bancário, isto se a administradora não usar uma conta pool.

Mesmo que a conferência seja função do Conselho Fiscal, qualquer condômino deve ter livre acesso à documentação, esteja em poder do síndico, da administradora ou do contador. O acesso também inclui os documentos de despesas ainda não aprovadas em assembleia.

Além da documentação de receitas (contas condominiais, fundo de reserva, inadimplentes, cota extra, rendimentos financeiros) e das despesas (apoiadas por notas fiscais de compras e de serviços) convém anexar as Certidões negativas do INSS, FGTS e Receita Federal, do condomínio, da administradora, das empresas terceirizadas, como também AVCB e as cópias das NRs 5, 7 e 9, além do certificado de brigada de incêndio, para-raios, RIA dos elevadores, seguro do prédio e dos funcionários, aliado ao atestado de dedetização, lavagem das caixas d’agua e da última análise da potabilidade de água.

Apesar de isento do IRPJ por não ser considerada pessoa jurídica deve se inscrever no CNPJ, tem inúmeras obrigações acessórias, retenções e recolhimento de tributos. Recomendamos ver:
https://jus.com.br/artigos/26533/condominio-de-edificios-e-a-sua-tributacao e também em:
https://www.sindiconet.com.br/informese/lista-de-obrigacoes-do-condominio-administracao-atribuicoes-do-sindico


A Binah já auditou centenas de condomínios em seus 50 anos de atividades e dependendo das unidades mantidas o custo de nossa auditoria será menos de um cafezinho por condômino/mês você. Síndico e seus Conselheiros, ficarão mais protegidos.
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