Você sabe gerir seu condomínio?

Gerir um condomínio equivale a gerir uma empresa de pequeno/médio/grande porte, depende do tamanho do condomínio e suas demandas. Listamos as necessidades da área financeira:

PREVISÃO ORÇAMENTÁRIA
A previsão orçamentária é o lastro das contas do condomínio. O síndico planeja como será gasto o dinheiro arrecadado e qual deverá ser a cota do no condomínio para os próximos 12 meses. Deve fazer com base nos gastos do ano anterior e levar em conta: inflação do período, inadimplência, obras necessárias, dissídio, férias e décimo terceiro, e contratos a negociar. Não deixar de incluir o Fundo de Reserva, que nada mais é a garantia da continuidade e do bom funcionamento do condomínio em caso de despesas imprevistas e emergenciais.

Todos os meses deve-se efetuar um comparativo entre o orçado e o pago.

BALANCETE
Não é o usualmente emitido por contadores, mas sim por Administradoras e apenas registram o pago e o recebido, também pode ser designado de prestação de contas mensal sendo o principal meio para o síndico, conselho e condôminos acompanharem a gestão das contas do empreendimento. Devem constar também saldos atuais e anteriores do fundo de reserva ou outros fundos (se tiver), conta corrente, aplicações, etc.; Números e saldos da inadimplência (não deve mostrar os nomes de inadimplentes).

Tais balancetes ou prestação de contas são importantes e estratégicos para dar transparência à gestão do síndico e da administradora. Um bom balancete deve ser de fácil leitura, bem estruturado (plano de contas) e acessível a todos por internet, no portal do condomínio ou site da administradora.

Deverá incluir na pasta de prestação de contas e também os boletos recebidos da cota condominial de preferência de emissão do banco. Os comprovantes de pagamento devem ser os originais, em especial os recibos de adiantamento e saldo de salários assinados e sem rasuras e/ou o comprovante do banco da conta salário individual dos empregados.

Quando se trata das administradoras, o cuidado deve ser com o tipo de conta usada para realizar as operações financeiras. As chamadas contas pool não são aconselháveis. É que, os recursos arrecadados por diferentes condomínios são depositados em um mesmo lugar, e cabe à administradora fazer os pagamentos e recebimentos de cada empreendimento. “O que ela escreve no balancete não é passível de auditoria, não há acesso aos extratos bancários, porque isso caracterizaria quebra de sigilo.”

O vice-presidente de Administração Imobiliária e Condomínios do Secovi-SP, Hubert Gebara, diz que é preciso levar em consideração que, ao optar por uma conta conjunta, as administradoras conseguem taxas bancárias mais atrativas e otimizam o gerenciamento. Ele é dono de uma administradora que tem cerca de 600 condomínios na carteira, e afirma que seria “impossível” pagar os boletos dos clientes em 600 contas individuais (sic) - quem paga são os condôminos.

Uma forma de checar as contas do condomínio e comparar o que está no balancete com o extrato bancário, que é impraticável se a administradora usar uma conta pool.

Convém que ao menos de 6 em 6 meses contenha na pasta as certidões negativas do INSS, FGTS e Receita Federal, do condomínio, da administradora; inclusive das empresas terceirizadas quando de pagamentos obter as comprovações de pagamento de salários dos funcionários e do recolhimento do INSS/FGTS pois é responsável solidário.

Também deve possuir atualizadas as AVCB e as cópias das NRs 5, 7 e 9, além do certificado de sistema de incêndio, para-raios, RIA dos elevadores, seguro do prédio e dos funcionários, instalação de gás, grupo gerador, laudo elétrico, CMAR – Controle de Materiais de Acabamento e Revestimento.

Mesmo que a conferência seja função do Conselho Fiscal ou Consultivo, qualquer condômino deve ter livre acesso à documentação, esteja em poder do síndico, da administradora ou do contador.

O síndico não é obrigado a fornecer explicações para o condômino na ocasião, devendo fazê-lo nos balancetes mensais, e em assembleia, principalmente na Ordinária, com a prestação de contas do ano anterior. Normalmente, quando o condômino quer fazer uma verificação, marca-se dia e hora.

Citamos alguns casos vistos em: https://economia.estadao.com.br/blogs/radar-imobiliario/ superfaturamento-e-outras-suspeitas-que-atingem-os-condominios/

1 - Ao passar os olhos por sua conta de condomínio, numa conferência usual, um condômino notou algo estranho: o lançamento de um 13º salário favorecendo o síndico de seu prédio, o que não é legal, já que ele não é funcionário. A suspeita de irregularidade foi compartilhada com os demais condôminos, que em assembleia resolveram destituí-lo.

2 – Em outro a situação foi mais complexa e se estendeu por quase uma década. Reformas não concluídas, contratos superfaturados e desvio de recursos foram estimados num prejuízo de quase R$ 150 mil, apontou auditoria dos próprios moradores.

Nós vimos casos em que vieram cortar a conta de luz e de água apesar de nas pastas conter as guias quitadas e pagas por caixa do síndico anterior, vindo a constatar serem quitações falsas.

A falta de participação dos condôminos somada à ausência de um conselho fiscal atuante, que supervisionando síndico e administradora, abre brechas à corrupção. Manter por muito tempo o mesmo Síndico e Conselho não é recomendável. Especialistas ouvidos pelo Estado afirmam que os casos mais frequentes de fraudes estão ligados à emissão de notas fiscais, subornos em troca de contratos de prestação de serviços e recebimento inadequado de inadimplentes.

Apesar de todos esses controles, podemos parodiar o dito pelo Bolsonaro que este país se acostumou com a fraude. De fato e atuando em auditoria há mais de 50 anos, somente a partir de várias denúncias, há uns 8 anos se iniciou a fazer auditoria em condomínios.

Tenham contas transparentes, nos contatem. Fazemos auditorias preventivas e investigativas (examinando contas do passado e como suporte para ações contra os fraudadores), que podem ser: Síndico, Administradoras, Fornecedores e/ou Empregados ou Terceirizados.
VEJA OUTRAS NOTÍCIAS